Vos données, notre boussole.

Dernière mise à jour : 25 octobre 2026.

Responsable du traitement

Gilles Atigossou, personne physique, éditeur du service HELVOX — Chemin de la Brume 9, 1110 Morges (VD), Suisse. Contact : [email protected]. Cette politique s'applique au site helvox.ai et au service HELVOX souscrit par nos clients professionnels.

Cadre légal

Nous appliquons la Loi fédérale sur la protection des données (nLPD)et, lorsque des personnes concernées sont établies dans l'Espace économique européen, le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Données que nous traitons

• Sur le site helvox.ai : les formulaires (contact, réservation, whitepaper, calculateur ROI, partenaires, audit Souverain) collectent uniquement les champs saisis volontairement (nom, entreprise, e-mail, téléphone facultatif, message, secteur). Les outils de mesure et de publicité ne sont chargés qu'après votre accord dans le bandeau de consentement (voir « Cookies et stockage local »).
• Dans le service HELVOX (côté client) : enregistrements audio et transcriptions des appels traités, métadonnées d'appel (numéro appelant, durée, motif détecté), tickets et fiches de qualification créés par l'agent, et, si le client connecte un compte Google Agenda, les informations détaillées dans la section « Données Google ».

Données Google (Google Agenda)

Cette section explique comment HELVOX accède aux données de votre compte Google, les utilise, les conserve et les partage. Elle s'applique quand votre entreprise connecte un compte Google dans HELVOX (menu Connexions, carte Google Agenda), pour que votre agent propose et prenne des rendez-vous pendant les appels et les conversations écrites.

Autorisations demandées

Sur la plateforme HELVOX (app.helvox.ai), quand votre entreprise connecte Google Agenda, HELVOX demande deux autorisations à Google : voir et modifier les événements de vos agendas (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events) et voir, en lecture seule, les agendas auxquels votre compte a accès (https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly). De cette seconde autorisation, HELVOX n'utilise que vos plages occupées, la liste de vos agendas et l'adresse du compte.

Ce que HELVOX lit, et pourquoi

• Vos plages occupées, sans le contenu des événements (requête de disponibilités, freeBusy), pour proposer à l'appelant au plus trois créneaux libres à la fois et vérifier qu'un créneau l'est encore au moment de le réserver.
• La liste de vos agendas (HELVOX ne garde que ceux où vous pouvez écrire), avec leur nom, pour que vous choisissiez l'agenda qui reçoit les rendez-vous, que l'agent reconnaisse la personne demandée par l'appelant et qu'il dépose une note de rappel dans l'agenda que l'appelant nomme.
• L'adresse du compte Google connecté, affichée dans Connexions pour que vous sachiez quel compte est branché.
• Les événements à venir des agendas qui reçoivent les rendez-vous, seulement quand un appelant demande à annuler ou à déplacer un rendez-vous, pour retrouver celui qui porte son numéro de rendez-vous, son téléphone ou son nom. Google transmet ces événements en entier ; HELVOX n'en garde, en mémoire seulement, que l'identifiant, la date et l'heure de début, le titre et la description, sans les enregistrer dans ses bases de données.

Ce que HELVOX écrit dans votre agenda

• Le rendez-vous choisi par l'appelant : titre « Rendez-vous » suivi de son nom ; description « Rendez-vous pris par l'agent vocal. », suivie de la personne choisie, des nom, téléphone et motif donnés par l'appelant, de l'identifiant de l'appel et du numéro de rendez-vous.
• Une note de rappel (titre « Note : » suivi de son objet) dans l'agenda de la personne que l'appelant nomme.
• Quand l'appelant confirme une annulation, la suppression de l'événement retrouvé ; quand il confirme un déplacement, un nouvel événement au nouveau créneau, puis la suppression de l'ancien.

Un événement dont la description contient « ne pas modifier », « ne pas déplacer », « ne pas annuler », « non modifiable », « verrouillé » ou « [lock] » n'est jamais modifié ni supprimé.

Ce que HELVOX conserve

• Le jeton durable remis par Google (jeton de rafraîchissement, refresh token), chiffré (Fernet : AES-128 en mode CBC, avec contrôle d'intégrité HMAC-SHA256) dans notre base de données (MongoDB), répliquée sur trois serveurs IONOS en Allemagne. La clé de chiffrement n'est jamais enregistrée dans cette base.
• Le jeton d'accès de courte durée (access token) est gardé uniquement dans la mémoire vive de nos serveurs, sans être écrit en base.
• L'adresse du compte connecté et vos réglages : agenda par défaut, agendas qui reçoivent des rendez-vous et noms que vous leur avez donnés, horaires.
• Dans un cache technique copié sur le disque de nos serveurs : la liste de vos agendas pendant une minute, les noms des agendas qui reçoivent des rendez-vous jusqu'à une heure, la référence du rendez-vous posé pendant un appel six heures (pour éviter un doublon).

HELVOX ne garde pas de copie du contenu de vos événements(titres, descriptions, participants, lieux) dans ses bases de données. Les créneaux proposés, les noms d'agendas cités et le rendez-vous traité figurent en revanche dans les éléments de l'appel : transcription, enregistrement audio (stocké chez Amazon Web Services, à Francfort), résumé, journal des actions de l'agent, notifications, tickets et fiches de transfert de votre tableau de bord, e-mails de résumé et de transfert que vous avez demandés, évaluation de la qualité de l'appel.

Déconnexion et effacement

Vous pouvez déconnecter Google Agenda à tout moment depuis la page Connexions de l'application : les jetons sont alors supprimés et l'agent n'a plus accès à l'agenda. Les rendez-vous déjà pris restent dans votre agenda Google. L'accès peut aussi être retiré depuishttps://myaccount.google.com/permissions. Pour toute demande d'effacement des données déjà traitées :[email protected].

Déclaration d'utilisation limitée (Limited Use)

L'utilisation et le transfert vers toute autre application des informations reçues des API Google par HELVOX respectent la Règle relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée.

HELVOX's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to theGoogle API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Les données brutes ou dérivées reçues des API Google Workspace ne serventjamais à créer, entraîner ou améliorer des modèles d'IA ou d'apprentissage automatique, généraux ou non — ni chez HELVOX, ni chez ses fournisseurs d'intelligence artificielle (voir la section « Intelligence artificielle »).

Intelligence artificielle

L'agent HELVOX s'appuie sur des modèles d'IA appelés par API, avec des contrats professionnels. Les fournisseurs d'intelligence artificielle qui reçoivent des informations issues de votre agenda Google sontOpenAI, Google (Gemini),Cartesia et xAI lorsqu'il remplace automatiquement nos fournisseurs principaux indisponibles. Ces informations sont celles décrites dans la section « Données Google » : créneaux libres proposés, noms d'agendas, rendez-vous posé et, pour une annulation ou un déplacement, la date, l'heure et le nom du rendez-vous retrouvé.Ces fournisseurs ne reçoivent jamais les titres, les lieux ni les participants de vos événements. Cohere peut recevoir un horaire ou un nom d'agenda contenu dans la question de l'appelant ; Deepgram ne reçoit que la voix de l'appelant.

Fournisseurs d'IA et traitement de vos données

OpenAI (États-Unis)

Via api.openai.com, offre API standard. Modèle de langage qui mène la conversation, recherche dans votre base de connaissances, fiches de transfert, tickets, traduction des transcriptions, contrôle des réponses de l'agent et voix de secours. Le traitement principal est actuellement aux États-Unis ; HELVOX a demandé le 24 octobre 2026 un basculement vers le point d'accès européen (eu.api.openai.com) et un traitement en Europe pour ses trois organisations, demande en cours d'instruction. OpenAI n'utilise pas les données reçues par son API pour entraîner ses modèles (partage de données désactivé, store=Falsedans le code, journalisation des appels désactivée sur les trois organisations). Conservation jusqu'à 30 jours pour contrôle des abus. HELVOX ne demande pas à OpenAI de conserver les réponses.

Google (Gemini) — États-Unis / région mondiale

Via l'API Gemini de Google AI Studio (generativelanguage.googleapis.com), offre payante active. Analyse de chaque conversation après l'appel à partir de sa transcription (résumé, satisfaction, informations recueillies), évaluation automatique de la qualité des appels, modèle de secours si OpenAI ne répond pas, et fonctions du tableau de bord. Dans cette offre, Google n'utilise ni les requêtes ni les réponses pour améliorer ses produits ; il les journalise 55 jours, uniquement pour détecter les abus et répondre aux obligations légales. Un passage à Vertex AI en région UE est à l'étude pour un traitement garanti en Europe.

Cartesia (États-Unis)

Via son API de synthèse vocale : transforme en voix les phrases de l'agent, dont les créneaux proposés, les noms d'agendas cités et la confirmation du rendez-vous. Les voix clonées à partir d'un échantillon fourni par votre entreprise sont conservées chez Cartesia. HELVOX a demandé un devis Enterprise le 25 octobre 2026 pour activer un point d'accès régional européen et la conservation zéro ; demande en cours d'instruction.

Deepgram (États-Unis)

Via son API de transcription : transcrit la voix de l'appelant, à l'aide d'une liste de mots à bien reconnaître (vocabulaire de votre entreprise, nom de l'appelant quand il est déjà connu).HELVOX ne transmet aucune information lue dans votre agenda Google à Deepgram. Selon l'option par défaut de Deepgram, l'audio et les transcriptions peuvent être conservés pour améliorer ses modèles. Un correctif HELVOX (mip_opt_out=true, exclusion du programme d'amélioration des modèles) est préparé et sera déployé en production prochainement.

Cohere (Canada ; traitement sur serveurs Google Cloud, États-Unis)

Via son API de tri des résultats (Rerank) : classe les passages de la base de connaissances de votre entreprise selon la question posée. Il ne reçoit ni la voix de l'appelant ni les données de votre agenda telles qu'elles sont lues chez Google ; la question peut toutefois contenir un horaire ou un nom d'agenda que l'agent vient de citer. Un passage par AWS Bedrock à Francfort est prévu pour un traitement en Europe.

xAI (États-Unis ; région de traitement non garantie)

Via son API vocale en temps réel (modèle Grok) : solution de continuité, utilisée automatiquement lorsque l'un de nos fournisseurs principaux est indisponible ; elle reçoit alors la conversation entière, y compris les informations d'agenda utiles à l'appel. HELVOX a activé la conservation zéro (Zero Data Retention) le 25 octobre 2026 sur l'équipe dédiée à ce secours, et la journalisation a été coupée. xAI déclare ne jamais entraîner ses modèles sur les données de son API sans autorisation explicite.

Aucun modèle n'est entraîné ni ajusté avec vos données Google.La plateforme HELVOX n'utilise pas Anthropic en production.

Cookies et stockage local

Le site helvox.ai propose une bannière de consentement conforme à l'IAB TCF v2.3. Les outils de mesure et de publicité ne sont chargésqu'après votre accord explicite, et votre choix est conservé 12 mois. Vous pouvez modifier ou retirer ce choix à tout moment depuis le lien « Gérer mes cookies » du pied de page.

• Matomo, hébergé en Europe, en mode cookieless : actif en permanence, mesure anonyme du trafic (ne dépose aucun cookie, ne nécessite pas de consentement au sens du PFPDT et de la CNIL).
• Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag,Google Ads, Microsoft Advertising etMicrosoft Clarity : chargés uniquement après votre accord dans la bannière, pour mesurer la performance de nos campagnes publicitaires et comprendre les parcours sur le site.
• Stockage local (localStorage) du formulaire whitepaper (page HELVOX Souverain) : retient vos informations pendant 24 h pour éviter de re-remplir le formulaire. Ces informations restent dans votre navigateur, ne sont jamais transmises à un tiers, expirent après 24 h et peuvent être supprimées depuis les paramètres de votre navigateur. Cette commodité de service demandée par l'utilisateur est exemptée de consentement au sens de la LPD révisée et de la directive ePrivacy (recommandations PFPDT et CNIL).

Localisation et transferts

Les serveurs de la plateforme HELVOX, la base de données et l'index de recherche des documents sont hébergés chez IONOS SE, en Allemagne. Les fichiers (documents de connaissances, enregistrements des appels traités par nos agents, voix et messages d'accueil, pièces fournies pour l'attribution ou le portage des numéros) sont stockés chezAmazon Web Services, dans la région de Francfort (eu-central-1). Le site helvox.ai et son administration, l'interface app.helvox.ai, notre mesure d'audience Matomo et notre environnement de test fonctionnent sur un serveur IONOS situé au Royaume-Uni. Tout le trafic de nos sites passe par Cloudflare, Inc. (États-Unis) pour la diffusion et la protection contre les attaques.

Les transferts hors Suisse et hors Espace économique européen (vers les États-Unis en particulier) sont encadrés par des clauses contractuelles types (CCT) et, lorsque c'est pertinent, le cadreData Privacy Framework. La liste nominative de nos sous-traitants figure dans la section « Sous-traitants principaux ».

Pour les organisations exigeant une souveraineté totale (banques, cabinets d'avocats, santé, administration publique), notre offreHELVOX Souverain permet un déploiement 100 % sur votre infrastructure (cloud suisse choisi par vous, on-premise dans votre datacenter, ou air-gapped totalement isolé).

Fontes de caractères

Les fontes utilisées sur le site (Inter, JetBrains Mono) sontservies depuis notre propre serveur — aucune requête n'est faite vers un CDN externe (Google Fonts inclus), aucune adresse IP de nos visiteurs n'est transmise à un tiers pour le chargement des fontes.

Durée de conservation

• Formulaires du site : 24 mois maximum, puis suppression automatique.
• Enregistrements audio et transcriptions d'appels, résumés, notifications, tickets et fiches de transfert : 90 jours par défaut(365 jours pour les formules Enterprise), puis suppression irréversible via une règle d'expiration AWS S3.
• Journal des actions de l'agent et journaux techniques : 90 jours, effacement par rotation.
• Jetons OAuth Google (refresh token chiffré) : conservés tant que la connexion Google Agenda reste active ; supprimés dès la déconnexion.

Vos droits

Accès, rectification, effacement, opposition, portabilité, limitation du traitement. Une demande motivée à[email protected] reçoit une réponse dans les 30 jours.

Sous-traitants principaux

Les sous-traitants qui reçoivent des données Google ou dérivées de votre agenda sont nommément listés dans la section « Intelligence artificielle ». Pour les autres traitements du service HELVOX :

• IONOS SE (Allemagne) — hébergement de la plateforme, base de données MongoDB, index de recherche des documents.
• Amazon Web Services (région de Francfort, Allemagne) — stockage des fichiers (documents de connaissances, enregistrements d'appels, voix et messages d'accueil).
• Cloudflare, Inc. (États-Unis) — diffusion et protection de nos sites, origine côté Royaume-Uni.
• Twilio, Inc. (États-Unis) — acheminement des appels et des SMS, attribution et portage des numéros avec les pièces justificatives exigées.
• Meta Platforms, Inc. (Irlande / États-Unis) — acheminement des alertes WhatsApp.
• Stripe, Inc. (Irlande / États-Unis) — traitement des paiements d'abonnement.
• Namecheap (États-Unis) — envoi des e-mails transactionnels (Private Email).
• Composio (États-Unis) — connecteur optionnel pour certaines applications tierces (Google Agenda est connecté directement, sans Composio).
• DiceBear (service d'images d'avatar générées à partir du nom affiché).
• Matomo (hébergé en Europe, serveur IONOS) — mesure d'audience anonyme et cookieless.

Un registre détaillé des sous-traitants et transferts (rôle, lieu, base légale du transfert, contrat applicable) est disponible pour les clients professionnels sur demande à[email protected].

Mesures de sécurité

• Chiffrement en transit (TLS 1.3) des communications.
• Accès aux enregistrements journalisé et limité aux opérateurs autorisés.
• Segmentation réseau et sauvegardes régulières testées.

Réclamation

Vous pouvez à tout moment saisir lePréposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)ou l'autorité de contrôle compétente dans votre pays.

Google user data — summary in English